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From CHW home visit to health facility discharge: How interoperability with an EMR system can achieve closed-loop care in Mali

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September 14, 2020

Posted by: Kelly Hagler

Post authored by Bara Ndiaye, Technical Lead

* Veuillez trouver en dessous, la traduction en français de cet article. *

Muso's network of Community Health Workers (CHWs), active in Mali since 2008, has been supported by the Community Health Toolkit (CHT) since 2017. Muso CHWs provide proactive care, a package of home-based health services to promote maternal, newborn, and child health, and health monitoring to communities in Mali. Muso’s model also enhances CHW decision making for patients with clinical danger signs who may need higher levels of care at the primary care health facility, offering CHWs the opportunity to refer or accompany a patient to a health facility after an assessment.

However, important diagnostic testing and medications received during a patient's journey at the health facility after the CHW’s initial referral is almost never shared with the CHW, and vice-versa. Muso CHWs conduct follow-up visits and calls, and while they might rather accompany the patient to the facility, a lack of formal communication between CHW-provided care and the health facility can make the follow-ups by the CHWs more challenging.

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To improve the integration of patient care between CHWs and community health centers, Muso and Medic Mobile partnered to develop and test a prototype from July through September 2019 for closed-loop care: An interoperable system in which the health facility’s electronic medical record system can receive information, such as malaria rapid diagnostic test results transmitted by CHWs at the community level, and also communicate important clinical outcome information from the health facility back to CHWs, such as verification that the patient saw a provider and medications prescribed and received. 

This improved integration of care is hoped to ease treatment and medication follow-ups by CHWs, with the ultimate goal of improving the quality of diagnosis and treatment decisions for better care.

Below: Workflow conceptualizing the closed-loop system for referrals

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Managing a patient’s journey with SIH 

SIH is an Electronic Medical Record (EMR) system that digitizes the interactions between different bodies at individual health facilities across Mali. The patient's journey is managed from arrival to medication provision by a doctor. Some key features of SIH include:

  • Patient records: The patient’s data is stored in a record, and all records can be managed and consulted through the platform. Those records include information about the patient (name, age, sex, etc.) and a timeline of actions.

  • Doctor consultation: The doctor can file the diagnosis, vital signs, prescribed medications, and the decisions made.

  • Pharmacy: A digital prescription is generated from the doctor’s consultation. This will be used at the pharmacy to provide the prescribed medications. 

Below: Proposed workflow for closed-loop referral

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How interoperability works between SIH and the CHT 

During an initial assessment, the CHW can decide to refer or accompany a patient in-person to the health facility. The assessment report is then sent to Medic Mobile’s server to determine its eligibility for SIH, and if the report meets all the conditions, a set of data will be selected from the report and sent to SIH. The data includes a unique identifier number of the patient that is used to match the patient record in SIH. When the patient does not exist there yet, his record will be created. 

Below: Medic Mobile to SIH transitions

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When the cashier at the health facility generates a ticket for the patient after the visit is complete, the information on the ticket is saved in SIH and a document with the patient identifier and other data is created. That document is sent to Medic Mobile’s API which will then generate a report. That report includes data necessary for the CHW to follow-up. For example, in the case of a ticket generated at the pharmacy, the CHW can see the provided and missing medications.

Below: SIH to Medic Mobile transition

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Comprehensive, closed-loop systems create safe, effective, and compassionate paths for patients to receive quality care by both CHWs and health facilities. By creating innovative, interoperable solutions to support CHWs and supervisors, we’re proud to support Muso in providing care to patients through door-to-door visits, in-home treatment, and clinic care across Mali.

To learn more, visit the interoperability and integrations pages on the CHT documentation site, and join our growing community on the CHT Forum.

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De la visite à domicile de l'ASC à la sortie du centre de santé: Comment l'interopérabilité avec un système d’information hospitalier (SIH) peut réaliser des soins en boucle fermée au Mali

Article rédigé par Bara Ndiaye, Technical Lead

Le réseau des agents de santé communautaires (ASC) de Muso , actif au Mali depuis 2008, est soutenu par le Community Health Toolkit (CHT) depuis 2017. Les ASCs de Muso fournissent des soins proactifs, un ensemble de services de santé à domicile pour promouvoir la santé des nouveau-nés, des enfants et le suivi de santé dans les communautés au Mali. Le modèle de Muso améliore également la prise de décision des ASCs pour les patients présentant des signes cliniques de danger qui peuvent nécessiter des niveaux de soins plus élevés au centre de santé, offrant aux ASCs la possibilité de référer ou d'accompagner un patient vers un centre de santé après une évaluation.

Cependant, les tests de diagnostic et les médicaments importants reçus pendant le passage d'un patient au centre de santé après la référence initiale de l'ASC ne sont presque jamais partagés avec l'ASC, et vice-versa. Les ASCs de Muso effectuent des visites de suivi et des appels, et bien qu'ils puissent accompagner le patient au centre, un manque de communication formelle entre les soins dispensés par les ASCs et le centre de santé peut rendre le suivi par les ASCs plus difficile.

Pour améliorer l'intégration des soins du patient entre les ASCs et les centres de santé communautaires, Muso et Medic Mobile se sont associés pour développer et tester un prototype pour les soins en boucle fermée de juillet à septembre 2019: un système interopérable dans lequel le système d’information hospitalier du centre de santé peut recevoir des informations, telles que les résultats des tests de diagnostic rapide du paludisme transmis par les ASCs au niveau communautaire, et peut envoyer également des informations importantes sur les résultats cliniques du centre de santé aux ASCs, telles que la confirmation que le patient a vu un prestataire ainsi que les médicaments prescrits et reçus. 

Cette amélioration de l’intégration des soins devrait faciliter le suivi des traitements et des médicaments par les ASCs, dans le but ultime d'améliorer la qualité du diagnostic et les décisions de traitement pour de meilleurs soins.

Ci-dessous: Flux de travail conceptualisant le système en boucle fermée pour les références

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Gérer le parcours d'un patient avec le SIH 

SIH est un système de dossier médical électronique qui numérise les interactions entre les différentes instances d’un centre de santé au Mali. Le parcours du patient est géré de l'arrivée à la procuration des médicaments par un médecin. Certaines fonctionnalités clés de SIH:

  • Dossier médical des patients: les données du patient sont stockées dans un dossier, et tous les dossiers peuvent être gérés et consultés via la plateforme. Ces enregistrements comprennent des informations sur le patient (nom, âge, sexe, etc.) et une chronologie des actions.

  • Consultation du médecin: Le médecin peut soumettre le diagnostic, les constantes, les médicaments prescrits et les décisions prises.

  • Pharmacie: Une prescription numérique est générée à partir de la consultation du médecin. Celui-ci sera utilisé à la pharmacie pour fournir les médicaments prescrits. 

Ci-dessous: Flux de travail pour une référence en boucle fermé

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Fonctionnement de l'interopérabilité entre le SIH et le CHT 

Lors d'une évaluation initiale, l'ASC peut décider de référer ou d'accompagner un patient en personne vers le centre de santé. Le rapport d'évaluation est ensuite envoyé au serveur de Medic Mobile pour déterminer son éligibilité au SIH, et si le rapport remplit toutes les conditions, un ensemble de données sera sélectionné dans le rapport et envoyé au SIH. Les données comprennent un numéro d'identification unique du patient qui est utilisé pour faire correspondre le dossier du patient dans le SIH. Lorsque le patient n'y existe pas encore, son dossier sera créé. 

Ci-dessous: Transitions Medic Mobile vers SIH

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Lorsque le caissier du centre de santé génère un ticket pour le patient une fois la visite terminée, les informations sur le ticket sont enregistrées dans le SIH et un document avec l'identifiant du patient et d'autres données est créé. Ce document est envoyé à l’API de Medic Mobile qui générera ensuite un rapport. Ce rapport comprend les données nécessaires au suivi de l'ASC. Par exemple, dans le cas d'un ticket généré à la pharmacie, l'ASC peut voir les médicaments fournis et manquants.

Ci-dessous: Transitions SIH vers Medic Mobile

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Des systèmes complets en boucle fermée créent des voies sûres, efficaces et compatissantes pour que les patients reçoivent des soins de qualité par les ASCs et les centres de santé. En créant des solutions innovantes et interopérables pour soutenir les ASCs et les superviseurs, nous sommes fiers d'aider Muso à fournir des soins aux patients via des visites et traitements à domicile et des soins cliniques à travers le Mali.

Pour en savoir plus, visitez les pages interoperability et integrations sur le site de la documentation du CHT et rejoignez notre communauté grandissante sur leforum du CHT.

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